Une digital workplace est l'environnement digital qui permet aux entreprises de travailler efficacement, à distance, en mode hybride ou dans un bureau.
Une digital workplace est un écosystème de technologies du lieu de travail qui permet aux entreprises de collaborer efficacement, que vous travailliez à distance, en mode hybride ou dans un bureau.
Une digital workplace est une organisation digitale de l'environnement de bureau traditionnel, où les éléments de collaboration et de travail sont réalisés grâce à un écosystème d'applications digitales, cloud et autres technologies.
La mise en œuvre des composants de cette digital workplace permet d'accélérer et de réussir le travail flexible, surtout depuis la période pandémique avec la popularité croissante du travail hybride.
Elle a également permis aux entreprises du monde entier d'étendre et de mondialiser leurs activités grâce à l'élargissement des bassins de candidats et à de nouvelles méthodes de collaboration.
Dans un écosystème numérique, certaines opérations de travail standard de bureau sont effectuées virtuellement, et elles répondent souvent à des besoins spécifiques en matière d'industrie ou de sécurité, à des équipes spécifiques ou à des préférences personnelles.
Si les digital workplaces peuvent être déployées pour de petits groupes locaux de collaborateurs, elles peuvent également être mises en place pour plusieurs bureaux ou filiales, qu'elles soient situées dans différentes villes, régions ou pays.
En d'autres termes, une digital workplace ouvre un grand nombre de possibilités aux entreprises, fait tomber les barrières habituelles d’un espace de travail traditionnel et fait évoluer la façon dont nous travaillons et l’endroit où nous travaillons.
Les solutions de digital workplace peuvent intégrer un nombre illimité d'applications, de logiciels et d’outils.
Une digital workplace peut regrouper plusieurs éléments standards, par exemple :
Lorsqu'elle est déployée correctement, la digital workplace a le potentiel d'accroître l'agilité, la flexibilité, la productivité, l’innovation et par conséquent les revenus de l’entreprise.
Les digital workplaces aident les organisations à établir des relations plus profondes avec leurs collaborateurs et une culture d’entreprise forte, ce qui peut contribuer à accroître la productivité, à améliorer les performances globales de l'entreprise et à fidéliser les collaborateurs.
Les outils de collaboration et de communication d’une digital workplace (mentionnés dans le paragraphe précédent) améliorent grandement la capacité de la direction à prendre en compte les problématiques des collaborateurs dans toute l'organisation et peuvent favoriser une relation plus forte entre direction et salariés.
La satisfaction et l'engagement des collaborateurs étant essentiels au succès d’une entreprise, proposer une stratégie centrée autour de l’expérience collaborateur profite à tous les membres de l'organisation.
La notion de digital workplace repose sur trois piliers : collaborateurs, outils et culture.
Les collaborateurs sont l’atout le plus précieux d’une entreprise : par conséquent le succès de la transition vers une digital workplace passe avant tout par eux !
Une digital workplace donne à vos collaborateurs les moyens de gérer les données et de collaborer d'une manière qui a du sens pour eux et qui apporte de la valeur à l’entreprise.
Citons quelques exemples :
La plupart des entreprises ont déjà mis en place des outils dédiés à la digital workplace.
Elles sont regroupées en différentes catégories afin de favoriser :
Généralement, ces outils sont mis en œuvre en silos sans bénéficier d'une stratégie holistique de digital workplace.
Pour surmonter ce problème, les entreprises créent désormais de véritables stratégies de digital workplace qui vont venir articuler les processus opérationnels entre eux et aider à identifier les outils et la technologie appropriés.
La culture d'une organisation guide la manière dont les collaborateurs travaillent. Elle détermine la façon dont les collaborateurs exploitent la digital workplace pour se connecter, communiquer et collaborer.
La clé ici est de comprendre les besoins des collaborateurs et de développer une stratégie de digital workplace qui s'aligne sur la culture de travail de l’entreprise.
Une digital workplace permet donc d'atteindre ces objectifs en renforçant la culture et la communauté au sein de l'entreprise.
L'un des plus grands changements que la pandémie de COVID-19 a entraînés dans le monde économique est la façon dont les gens travaillent et l'endroit où ils travaillent.
Avec le basculement massif vers le travail à distance notamment via le flex-office, le lieu de travail n'est plus qu’un espace physique, un bureau ou une table que les collaborateurs occupent pendant les heures de bureau habituelles.
Aujourd'hui, l'environnement digital toujours connecté a considérablement réduit la différence entre l'espace physique du bureau et le lieu où le travail est effectué.
Le travail hybride et la dispersion des collaborateurs sont les principales raisons pour lesquelles les “workplaces” deviennent “digitales”. Afin de refléter l'évolution des méthodes de travail de leur personnel, les entreprises commencent à mettre en place différentes actions pour accompagner au mieux l’utilisation de la digital workplace comme le smart working ou les smart offices.
Selon le baromètre Télétravail et Organisations hybrides 2022, 82% des salariés éligibles déclarent souhaiter travailler en mode hybride. Impossible de mettre en avant sa marque employeur sans digital workplace optimisée pour le travail à distance.
Le Conseil national de productivité (CNP) indique que les télétravailleurs utilisant une digital workplace engendrent 5 à 9% de productivité supplémentaire.
Selon la Harvard Business Review, la pratique du flex office dans le cadre de l’utilisation d’une digital workplace par l’entreprise permet de réaliser un gain de productivité de 50%.
Les travailleurs à distance ont tendance à montrer des signes de solitude, qui peuvent potentiellement conduire à des problèmes de santé mentale tels que la dépression ou encore l’anxiété. Une digital workplace permet de prévenir l'isolement des collaborateurs.
Les données des collaborateurs sont intégrés de manière sécurisée dans les outils de collaboration (comme Asana, Zoom, Microsoft OneDrive, etc.) et le stockage en cloud, ce qui permet aux utilisateurs d'accéder plus facilement aux données à partir de n'importe quel appareil, quel que soit l'endroit d'où ils travaillent.
L'accès à ces données augmente l'efficacité et stimule la productivité des collaborateurs.
Ces outils de collaboration permettent d'accéder facilement à des réunions virtuelles, en supprimant les barrières de temps, de lieu et d'appareils. Cette flexibilité offerte par la digital workplace permet un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée pour les collaborateurs, stimule leur engagement et leur permet de travailler à distance avec une productivité optimale.
Il permet aux collègues de rester en contact les uns avec les autres à tout moment, même lorsqu'ils sont en dehors du bureau.
La recherche d'informations au moment où vous en avez besoin peut s'avérer délicate, car tous vos documents de travail importants sont éparpillés dans Notion, Google Drive, OneDrive, les pièces jointes de vos courriels et les dossiers de votre PC.
Les digital workplaces apportent une solution intéressante à ce problème en permettant aux membres de l'équipe de rassembler tout leur contenu et leurs informations en un seul endroit.
Un emplacement central pour tous les fichiers permet aux collaborateurs, où qu'ils se trouvent, d'accéder plus facilement aux informations à partir de n'importe quel appareil, dès que nécessaire.
Afin de rester performantes, les entreprises cherchent en permanence des moyens d’être plus efficaces, d'optimiser leurs ressources ou gagner du temps..
La digital workplace peut contribuer à accroître la productivité en éliminant les temps de trajet, le temps passé à rechercher des informations, ainsi que le temps consacré à d'autres tâches administratives qui peuvent être effectuées rapidement grâce à la technologie.
Offishall est une solution de gestion de présence des collaborateurs qui a pour objectif d'accompagner les structures dans la mise en place du flex office et du travail hybride. Cet outil permet chaque jour à des milliers d’utilisateurs de savoir où ils travaillent afin de faciliter la collaboration des équipes. Poste de travail, salle de réunions, repas, matériel : Offishall Planning permet aux collaborateurs de réserver un espace ou un équipement dans un contexte flexible.
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